نظام الأرشفة الإلكترونية
يسمح هذا النظام للأفراد وأصحاب المؤسسات من إنشاء أرشيف إلكتروني وذلك لتبسيط وتنظيم عملية إدارة الملفات وتسهيل الوصول إليها. يمكن وصفه على أنه نظام ويب داعم للمستخدم، يتيح له إمكانية إدارة أنواع مختلفة من الملفات وتنظيمها داخل المجلدات مع القدرة على إجراء عمليات مختلفة عليها مثل النقل والمشاركة بين المستخدمين. ويتم تقسيم مستخدمي النظام في كل مؤسسة إلى ثلاثة أنواع حسب صلاحياتهم والتي تتمثل في:
1- المالك: يتم تعريفه في النظام على أنه الشخص الذي يمتلك الصلاحية الكاملة في إدارة جميع عناصر النظام باستثناء ملفات ومجلدات الآخرين، والتي لا يحق له الوصول إليها.
2- مسؤول: يمكن للمؤسسة الواحدة أن تحتوي على أكثر من مسؤول، وتتشابه صلاحياته مع المالك.
3- مستخدم: يمكنه انشاء ملفات ومجلدات ومجموعات، كما يمكنه أيضا القيام بالعديد من العمليات المختلفة عليها والتحكم الحصري بها، حيث تعود ملكية هذه العناصر له فقط.
ملاحظة
-
يمكن للمؤسسة الواحدة أن يكون لها مستخدماً واحداً فقط يتم منحه صلاحيات المالك تلقائياً عند إنشائها.
-
عند تأكيد حذف المستخدم، يتم نقل جميع بياناته، بما في ذلك الملفات والمجلدات والمجموعات التي يمتلكها، تلقائياً إلى مالك المؤسسة.
المستهدفون من النظام
المكاتب الخدمية.
الأفراد بشكل مستقل.
المؤسسات الحكومية.
الشركات الصغرى والمتوسطة .
مميزات وخصائص النظام
واجهات تفاعلية بسيطة وسهلة التعامل.
إمكانية إدارة حسابات المستخدمين بشكل منفصل لكل مؤسسة.
إنشاء مجموعات مختلفة للمستخدمين داخل المؤسسة .
توفير فلترة وبحث متقدم لجميع عناصر النظام.
سهولة تنظيم الملفات داخل مجلدات .
توفير طرق مختلفة لرفع الملفات وإدارتها .
دعم النظام لعرض أنواع مختلفة من الملفات مع إمكانية تنزيلها.
وصول سريع للمجلدات والملفات التي تم فتحها مؤخرا.
يتيح إمكانية عرض العناصر بطرق مختلفة ( شبكة - قائمة).
يمكن تعديل ونقل الملفات والمجلدات داخل النظام .
إضافة تفاصيل وبيانات وصفية للملفات لتمييزها.
المشاركة المرنة للملفات والمجلدات مع المستخدمين داخل المؤسسة بشكل فردي أو مجموعة.
إدارة صلاحيات الوصول إلى المجلدات والملفات.
توفير سلة محذوفات للعناصر المحذوفة للوصول إليها واستعادتها أو حذفها بشكل نهائي.