رفع الملفات
تنويه
عند إنشاء مجلد جديد أو رفع ملف داخل النظام يتم إنشاؤه تلقائيا في المجلد الرئيسي، إلا إذا قام المستخدم بالانتقال إلى المجلد المراد إضافته بداخله.
إنشاء مجلد
يمكن للمستخدم إنشاء مجلدات كما يمكن إضافة ونقل الملفات إليها، مما يسهل عليه الوصول إلى الملفات وجعلها أكثر تنظيمًا.
لإنشاء مجلد جديد يتطلب إدخال الاسم المراد إسناده له، مع الالتزام بالشروط التالية:
- أن لا يزيد طوله عن 50 حرف.
- يجب ألا يتجاوز طول المسار خمس مجلدات، بحيث يكون الحد الأقصى لعدد التفرعات داخل المجلد الرئيسي أربع تفرعات .
ملاحظة
- عندما يتم حذف مجلد، يتم حذف جميع محتوياته ويتم نقله إلى سلة المحذوفات مؤقتًا حيث يمكن استعادته لاحقًا أو حذفه نهائيًا.
رفع ملف للنظام
ولأن الهدف من النظام هو الأرشفة للملفات والمستندات؛ فإن عملية رفع الملفات تعد من العمليات الأساسية داخل النظام، والتي من خلالها يمكن للمستخدم اختيار الملفات من الجهاز ورفعها وتخزينها مع إمكانية إضافة تفاصيل ومعلومات لها. ويمكن رفع الملفات بطريقتين: اختيارها من الجهاز أو من خلال الماسح الضوئي.
1- رفع الملفات من الجهاز
لرفع الملف إلى النظام، يتعين اتخاذ الخطوات التالية:
1 - اختيار الملف ويتم ذلك إما بسحبه إلى النافذة أو بتحديده من ملفات الجهاز.
2 - اختيار اسم مناسب للملف، والذي يعتبر طريقة الوصول للملف حيث يمثل اسمه داخل النظام .
3 - يمكن اختيار بيانات وصفية للملف ليتم إضافتها للملف.
4 - إذا كان المستند رسمي، يمكن إدخال رقم إشاري له.
5 - لإدخال قيم البيانات الوصفية المراد إضافتها للملف.
6 - يمكن حفظ الملف بعد الانتهاء من إضافة جميع المعلومات الضرورية، وسيتم رفعه إلى النظام.
ملاحظة
- إذا تم اختيار بيانات وصفية، سيتم تفعيل زر<b>حفظ وإضافة تفاصيل </b> وسيطلب من المستخدم إدخال القيم لهذه البيانات.
- لا يمكن للمستخدم رفع ملفات جديدة في حالة وصوله إلى الحد الأقصى المسموح به للمساحة التخزينية المتاحة ضمن الاشتراك الخاص به.
2- رفع الملف بواسطة الماسح الضوئي
للإستفادة من هذه الخاصية فإنه يجب على المستخدم تنزيل برنامج ( Archive Scanner ). ففي البداية يتم التحقق من وجوده وتشغيله أولا ثم يمكن للمستخدم من رفع الملفات بواسطتها، حيث يتم ظهور رسالة توضيحية والتي من خلالها يمكن للمستخدم من تنزيل البرنامج في حالة عدم وجوده. وإذا تم تشغيل البرنامج ولكن لم يتعرف على جهاز الماسح، فسيظهر تنبيه يشير إلى ذلك.
وبعد تحديد الملف لإتمام عملية الرفع فإنه يتم إتباع نفس الخطوات السابقة لرفع الملف .
إضافة بيانات وصفية للملف
بعد تحديد البيانات الوصفية أثناء رفع الملف والإنتقال إلى هذه الواجهة حيث يقوم المستخدم بإدخال قيم البيانات من خلالها.
1 - تشير "الجهة" إلى بيانات وصفية تم إدخالها من قبل مدير النظام.
2 - يتم كتابة "الجهة" في الملف كجزء من تفاصيل الملف.
3- يمكن الضغط على زر الرجوع للعودة إلى الخطوة السابقة عند الحاجة إلى تغيير بيانات معينة أو الضغط على الزر حفظ لإتمام العملية.